十月中，不少 HR 和福委已經開始發尾牙需求單。
2027 年的農曆除夕落在 2 月 5 日，比今年早了近兩週；部分飯店從 2026 年 3 月起就開始接 2027 年的尾牙訂席。日期早一點，整個籌備時程也要往前挪一點；而籌備的第一步，就是那張寄給活動公司的需求單。
我們收過的需求單裡，最常見的版本長這樣：「約 300 人、預算 50 萬左右、希望有表演和抽獎、請提案。」這不是寫得不好，而是資訊不夠。活動公司拿到這樣的需求，只能回一份通用方案；你收到三家提案後，發現無法比較，再補一輪資料，兩週就過去了。
一份好的需求單，目的不是把工作丟給廠商，而是讓廠商第一次就提出你能直接拿去跟主管報告的方案。以下 7 項，是我們認為缺一不可的內容。
一、日期、場地、人數：決定提案「骨架」的三項
1. 日期與候補日
請寫明首選日期、是否接受平日、以及若首選日場地已滿願不願意調整。給活動公司兩到三個候補日，等於多給自己幾次拿到合適場地的機會。
2. 場地狀態
已訂好、正在詢問、還是希望活動公司一併建議？三種情況提案方向完全不同。場地已定，廠商要先問舞台尺寸、燈光音響規格、進撤場時間；場地未定，廠商要同時處理場地比較，提案時間會拉長。
3. 人數與結構
總人數之外，請補充：主管桌幾桌、是否有外籍同仁（影響主持語言與餐點）、眷屬是否出席、是否有分廠分區同仁需要連線或分流。300 人全在同一辦公室，和 300 人來自三個廠區，流程與報到方式差很多；人數再往上，連視線與音場都要重算，可以參考我們寫過的《500 人尾牙花了百萬，為什麼只有前 10 桌覺得精彩？》。
二、預算與目的：決定提案「方向」的兩項
4. 預算總額與邊界
「50 萬左右」不夠用，廠商需要知道三件事：這個數字含不含餐飲、含不含抽獎獎品、有沒有不可超過的上限。同樣 50 萬，含餐和不含餐是兩種完全不同的活動。如果還沒抓到數字，可以先看《300 人尾牙預算怎麼抓？》，用人數反推一個區間再填。
5. 這場尾牙想達成什麼
是犒賞辛苦一年的團隊、對外展示公司成長、還是讓新舊同仁認識彼此？目的不同，節目比重就不同：以犒賞為主，餐飲與抽獎要加重；以凝聚為主，桌間互動要多於舞台表演。寫一句話就好，但一定要寫。
三、固定橋段與決策流程：避免提案「改來改去」的兩項
6. 一定要有與一定不能有的環節
長官致詞幾位、預計幾分鐘；有沒有年度頒獎、頒幾個獎；抽獎總額與最大獎；去年被抱怨的事（流程太長、音樂太吵、餐點太晚上）。這些是廠商最難猜、卻最影響流程排程的資訊。
7. 決策流程與時程
提案要給誰看、誰拍板、預計幾家比稿、提案截止日與決定日。知道決策者是總經理還是福委會，提案的詳略和呈現方式會不一樣；知道截止日，廠商才能安排場勘與報價。
可直接複製的需求單清單
把下面七行貼進 Email，逐項填完再寄：
- 日期：首選＿＿／候補＿＿、＿＿；可否平日：是／否
- 場地：已訂（名稱＿＿）／詢問中／請廠商建議；所在縣市＿＿
- 人數：總計＿＿人；主管桌＿＿桌；眷屬：有／無；外籍同仁：有／無；分區連線：有／無
- 預算：總額＿＿萬；含餐飲：是／否；含獎品：是／否；上限＿＿萬
- 目的：（一句話）＿＿
- 必要環節：致詞＿＿位／＿＿分鐘；頒獎＿＿項；抽獎總額＿＿；去年要改的事＿＿
- 決策：提案給＿＿；拍板者＿＿；比稿＿＿家；提案截止＿＿；決定日＿＿
填完這七項，大約 15 分鐘；省下來的，是後面兩到三週的來回。
需求單寫好了，下一步
如果你手上的需求單已經有這七項，歡迎直接寄給我們，京采會依這份資料回覆可行的方向與時程；如果有幾項還沒定，也可以先告訴我們已經確定的部分，我們一起把缺的補上。
填寫活動提案需求單或加入 LINE 官方帳號 @jingcaipr，回覆「尾牙」，把已確定的項目告訴我們。