圖說：格蘭富台灣35周年慶暨員工家庭日於西湖渡假村舉行，同仁與家人穿上分隊背心，於「35 一路同行・共好啟程」主視覺布條前合影。
規劃 2027 企業活動，先排好目標、組合與時程
企業一年常見的員工活動，包括家庭日、尾牙春酒、員工旅遊、運動會與周年慶等。開始找場地或活動團隊之前，先把以下四件事排清楚，後續比較提案時會更有依據：
- 活動目標：每場活動主要想達成什麼，例如員工與眷屬關係經營、跨部門交流、周年品牌溝通或年度表揚。
- 活動組合：全年預計辦哪幾場、哪些可以合併，哪些適合攜眷、哪些以員工為主。
- 預算與優先順序：先排定必辦活動與預算上限，再依剩餘預算決定選辦活動。
- 時程先後：考量場地旺季檔期、企業內部採購與簽核流程，從最早需要定案的活動開始往前安排。
其中，家庭日通常參加人數較多、年齡層較廣。除了預算與場地，報到、互動設計與現場分工也會影響活動體驗。以下以格蘭富台灣35周年家庭日為例，說明這三個環節的做法與適用條件。
格蘭富台灣35周年家庭日
格蘭富台灣在35周年之際，以「35 一路同行・共好啟程」為主題，於苗栗西湖渡假村舉辦員工家庭日。
籌備這類大型家庭日時，承辦人常需同時處理三類現場課題：
- 報到：到場時間集中、攜眷人數臨時變動，名單核對容易形成排隊。
- 互動：參加者年齡與興趣差異大，若以觀賞型節目為主，親子與跨部門合作的機會可能較有限。
- 分工：流程、聯繫與突發狀況若沒有事先界定權責，問題容易集中到承辦人身上。
本案京采團隊負責範圍
- 報到櫃台設置、名單核對與分隊編組
- 主題關卡規劃與關主配置
- 活動主持與集章兌換區執行
做法一｜電子報到：降低尖峰壅塞、協助查看到場狀況
同仁與眷屬抵達後，在報到櫃台出示手機上的報到資訊，工作人員以電腦查詢名單、確認攜眷人數與分隊，並發放闖關卡；現場以紅龍規劃排隊動線。承辦人可透過系統查看到場狀況，不需另以紙本名單逐一勾選。
電子報到仍需事先規劃例外狀況的處理方式：
- 臨時增減眷屬：由櫃台人員登記，並回報承辦窗口確認是否納入人數統計與餐點、保險安排。
- 查無資料：設置獨立處理窗口，以姓名或員工編號人工查詢，避免影響主要報到動線。
- 沒有手機或手機沒電：由工作人員以姓名、員工編號查詢後完成報到。
紙本與電子報到：適用情境比較
| 比較項目 | 紙本報到 | 電子報到 |
| 適合規模 | 名單簡單、人數較少 | 人數較多、到場時間集中 |
| 攜眷資料 | 眷屬欄位少、變動少 | 眷屬欄位多，需事前登記與比對 |
| 現場條件 | 網路或電力不穩定時較可靠 | 需確認網路、電力與設備備援 |
| 到場統計 | 活動後彙整即可 | 需在活動進行中查看到場人數 |
| 延伸應用 | 以人工對照為主 | 視採用系統與專案範圍，可評估串接分隊、抽獎或問卷 |
承辦判斷清單：是否適合採用電子報到
- 是否有集中到場的尖峰時段？
- 攜眷人數或眷屬資料是否常有變動？
- 是否需要串接分隊、抽獎或滿意度問卷？
- 現場網路、電力與設備是否穩定？
- 名單涉及個資：誰可以查看、使用期限與刪除方式是否已確認？
- 系統斷線時，是否備有紙本名單與人工報到流程？
圖說：報到櫃台以電腦核對名單，並以紅龍規劃排隊動線。
圖說：工作人員以筆電查詢報到資料，協助參加者確認組別與活動資訊。
做法二｜分隊闖關：增加家人與同仁合作交流的機會
參加者依背心顏色分成五隊，同仁與家人混合編組。關卡以35周年為主題設計，包括「35榮耀拼圖」、以 SDGs為題材的互動螢幕問答，以及大跳繩、夾球接力等團體關卡；園區闖關每關由關主確認後蓋章，集滿可兌換紀念品。透過動手、動腦等不同角色設計，增加不同年齡參加者的參與機會。
並非每位參加者都適合所有關卡，規劃時可同步安排其他參與方式：
- 低體能選項：拼圖、問答等靜態關卡，或由隊員分工完成。
- 無障礙設計：確認輪椅、嬰兒車可通行的動線與關卡位置。
- 旁觀參與：不適合體能活動者，可擔任計分、加油或拍照等角色。
舞台表演型與共同闖關型：適用情境比較
| 比較項目 | 舞台表演型家庭日 | 共同闖關型家庭日 |
| 參與方式 | 以觀賞為主，參與門檻低 | 分隊移動完成任務，需較多主動參與 |
| 適合情境 | 場地集中、天候不確定，或年長者、幼童比例高 | 戶外空間充足，希望增加合作與交流機會 |
| 交流設計 | 多以同桌、同部門為單位 | 混合編組，設計目的是增加跨部門與親子合作機會 |
| 品牌內容 | 可透過致詞、影片呈現 | 可將周年或企業議題納入關卡題材 |
| 規劃重點 | 節目節奏、座位與視線 | 每站承載量、輪轉方式與等候時間 |
承辦判斷清單：是否適合共同闖關
- 參加者年齡分布與行動能力
- 場地範圍是否足以分站設置、各站之間的步行距離
- 天候風險與雨天替代方案
- 每站承載量、輪轉方式與預估等候時間
- 無障礙動線，以及不參賽者的安排
圖說：第04關「35榮耀拼圖」：參加者完成拼圖後，由關主確認蓋章。
圖說：互動螢幕問答關卡的題材納入 SDGs，答對即可過關。
圖說：分隊大跳繩關卡，需全隊配合節奏完成。
圖說：前胸貼後背夾球接力，兩人需同步移動才能完成。
做法三｜承辦分工：事前確認權責與回報路徑
籌備期間，京采團隊與格蘭富窗口先確認分工。活動當天，京采團隊負責報到、關卡、主持、餐點、內外部協調與兌獎等現場執行，各關卡安排關主駐點；格蘭富窗口負責主管致詞、內部溝通，以及需要企業決定的事項。即使現場執行交由活動團隊，承辦窗口仍需保留決策與內部協調的時間。
下表可作為事前確認分工的工具，建議逐列填入執行人、最終決策者、備援人與回報方式：
| 工作項目 | 執行人 | 最終決策者 | 備援人 | 回報方式與期限 |
| 報名與名單 | 企業窗口提供名單；活動團隊建置報到資料、分隊編組 | 企業窗口 | 企業指定備援人員 | 書面確認定版名單，定版日依專案訂定 |
| 流程與內容 | 活動團隊規劃流程與關卡；企業確認主題與致詞安排 | 企業窗口 | 活動團隊專案副手 | 提案修訂後以書面確認 |
| 現場執行 | 活動團隊：報到、關主、主持、動線；企業：貴賓接待、內部聯繫 | 活動團隊現場總控 | 活動團隊副控 | 現場對講機或通訊群組即時回報 |
| 獎品與兌換 | 企業確認獎項與預算；活動團隊核對集章與發放 | 企業窗口 | 兌換區負責人 | 庫存不足時立即回報企業窗口 |
| 臨時狀況 | 動線、設備、排隊等一般狀況由活動團隊第一線處理；涉及安全、預算或流程變更者由企業決策 | 一般狀況：現場總控；重大事項：企業窗口 | 企業指定代理決策人 | 重大事項立即電話通報，並事先約定決策回覆時限 |
| 活動後 | 企業內部成果分享；活動照片、出席數據彙整等交付項目 | 企業窗口 | 交付項目與時程依提案及合約確認 |
表格為規劃示例，實際分工與交付項目依提案及合約確認。
圖說：各關卡由關主駐點，桌位沿草地排列，方便參加者依序移動。
圖說：集章完成後至兌換區領取紀念品，由工作人員負責發放。
三項安排各自對應的風險
電子報到用於降低尖峰時段的報到壅塞與名單核對負擔；分隊闖關用於增加不同年齡、不同部門參加者的合作機會；事前分工則用於釐清現場處理與企業決策的界線。實際效果仍取決於參加者組成、場地條件與事前準備，規劃時可依上方判斷清單逐項確認。
圖說：各隊完成闖關後登台合影。
送出 2027 活動需求前，可先準備的資料
- 年度活動清單，以及每場活動的目標
- 預估人數，包含眷屬比例與年齡分布
- 預算範圍與活動優先順序
- 期望日期或可接受的檔期區間，以及內部簽核所需時間
- 場地偏好或限制（地區、室內外、交通方式）
- 是否需要報到系統、主題設計、攝影或成果報告等項目
常見問題
Q1：電子報到需要員工另外下載 App 嗎？
A：本案例不需另外下載 App。同仁於報到櫃台出示手機上的報到資訊，由工作人員以電腦查詢核對。若參加者沒有手機、手機沒電或查無資料，可由工作人員以姓名或員工編號人工查詢後完成報到。實際操作方式依採用的系統而定。
Q2：闖關活動適合多大的孩子參加？
A：需依關卡內容評估。拼圖、問答等靜態關卡參與門檻較低；大跳繩、夾球接力等體能關卡則須留意年齡與體型差異。關主負責說明規則、維持秩序並回報異常狀況；規劃時仍須依活動內容進行風險評估，訂定適齡限制、成人陪同規則與緊急處置流程。
Q3：家庭日大概要多久前開始籌備？
A：籌備期會受活動規模、檔期、企業內部採購與簽核流程、場地預訂難易度及客製程度影響。建議先確認場地檔期與內部簽核所需時間，再往前推算啟動時間；周年慶等需要客製主題的活動，通常需預留更多設計與確認時間。
Q4：承辦窗口當天需要負責哪些事？
A：依事前確認的分工與合約範圍而定。以本案例來說，格蘭富窗口負責主管致詞安排、貴賓接待、內部溝通與重大決策，京采團隊負責報到、關卡、主持與動線等現場執行。一般而言，企業端仍需負責內部資料提供與重大事項決策。
Q5：遇到下雨等天候狀況怎麼辦？
A：規劃階段可預先確認室內替代空間、雨天動線、節目調整方式，以及延期或取消的條件與決策時間，並與場地方事先確認。最終仍以參加者安全及場地規定為準。
Q6：年度活動該怎麼排優先順序？
A：可先列出全年活動清單與各自目標，依「必辦或選辦」及預算上限排序，再依場地旺季與內部簽核時程，從最早需要定案的活動開始安排。事先備妥預估人數、預算範圍與期望日期，送出需求時較容易取得可比較的提案。
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無論是家庭日、尾牙春酒或員工旅遊，京采團隊可依活動目標、參與者組成與場地條件，協助評估規劃方向。填寫需求單後，京采將先了解您的需求，並視內容評估後與您聯繫。